Sécurisation des transactions fournisseurs
Identifier les transactions douteuses et les failles dans vos processus
Vous avez mis en place des solutions de dématérialisation des factures fournisseurs depuis quelques années. Vous disposez peut-être d’une solution d’OCR, d’algorithmes d’automatisation puissants dans SAP. Vous avez peut-être même mis en place des contrôles compensatoires dans SAP pour vous assurer que les transactions fournisseurs sont traitées comme elles le doivent.
Il ne faut pas oublier que les traitements automatiques peuvent avoir des failles (OCR qui lirait une référence erronée, automatisation de contrôle facture avec « un bug » malvenu). Mais au-delà des traitements automatiques, il ne faut pas oublier que derrière vos traitements se trouve un élément indispensable mais tout aussi faillible : l’être humain.
« Nous avons mis en place un workflow de validation des factures, nous ne pouvons pas payer plusieurs fois la même facture, les décisionnaires contrôlent. »
Un responsable en DSI nous a un jour confié :
« Je valide 500 factures par mois, très honnêtement, si la même facture arrive 2 fois, je peux me souvenir que la prestation a été réalisée, mais me souvenir que j’ai déjà validé la facture une première fois, c’est très compliqué. »
C’est aujourd’hui la réalité : le risque de payer plusieurs fois une facture fournisseur est non seulement réel, mais avéré. On estime entre 0,5 et 2 % le nombre de factures payées à tort par une entreprise :
- A cause de procédures internes : workflow trop nombreux, scan OCR erroné, commande trop permissive, autorisations « élargies » de certaines populations, etc.
- A cause de problèmes externes : un fournisseur renvoie plusieurs fois sa facture et des duplicatas à plusieurs services, etc. Et tous les exemplaires sont payés !
- Nous parlons ici des cas « involontaires », mais qui n’a pas entendu parler de la « fameuse fraude au président » ? Ou sujet encore plus tabou : des fraudes internes ?
La solution que nous proposons vous permet d’identifier les transactions douteuses dès leur comptabilisation dans votre ERP, afin de bloquer leur paiement en préventif au lieu d’aller chercher l’argent mouvementé à tort. Vous en profitez pour identifier les failles dans vos processus et empêcher que les différents scénarios ne se reproduisent.
Vous souhaitez en savoir plus, nos experts sont disponibles !