Contexte
Vous cherchez à mettre en place une solution de dématérialisation de factures fournisseur (ou d’un autre flux), mais hésitez entre tous les acteurs qui proposent des solutions. Le cahier des charges est prêt à être envoyé, comment cibler les bons acteurs ?
Problématique
Chaque solution de dématérialisation présente ses avantages et ses inconvénients, en termes de coût, en termes de contraintes logicielles, en termes d’adaptation à votre paysage SI. Le temps que vous passerez à lire et relire les réponses à votre appel d’offre est important, mais il deviendra exponentiellement grand si vous l’envoyez à tous les acteurs du marché.
Tout d’abord, certaines questions en interne dans votre société vous permettront d’éliminer un certain nombre de solutions :
- Souhaitez-vous une solution nativement intégrée à votre ERP ? ou bien une solution externe qui s’interfacera avec celui-ci ? N’oubliez pas que si le coût d’une solution externe à votre ERP peut paraître intéressant, le coût de ces interfaces peut se révéler important, aussi bien en termes de développement qu’en termes de maintenance et évolutions.
- Quel flux souhaitez-vous dématérialiser ? Souhaitez-vous couvrir uniquement le flux factures fournisseur, ou bien tout le flux « Purchase To Pay » ? Un flux « ressources humaines » ?
- Quelle est votre volumétrie de documents à numériser ? Certaines solutions sont reconnues pour être capables d’absorber plusieurs millions de documents à l’année, alors que des solutions plus modestes vous permettront de traiter 100 000 documents par an.
- Comment pensez-vous organiser la numérisation ? Un CSP dans votre entreprise ? Une société externe qui s’occupera de la partie numérisation ou vidéocodage ? Quelles contraintes cela impose-t-il d’un point de vue organisationnel et sécurité dans votre SI ?
Une fois ces premières questions posées, vous devriez avoir un certain nombre de critères vous permettant de filtrer un certain nombre d’éditeurs.
Ensuite, il est possible de filtrer les candidats possibles en fonction des possibilités offertes par leurs produits en standard. Peut-être un produit proposera une fonctionnalité en standard alors qu’un autre demandera du développement spécifique. Essayez de pondérer les fonctionnalités qui intéressent votre entreprise. Si une fonctionnalité est essentielle au bon déroulement des processus dans votre entreprise, si celle-ci n’est pas disponible en standard dans l’outil, n’hésitez pas à demander au prestataire de s’engager au forfait sur son développement, cela sera pour vous une manière de cadrer les coûts engagés. Evidemment, une solution disponible en standard peut être préférable, mais peut-être celle-ci ne correspondra pas à 200% à votre besoin et vous devrez de toutes les façons y apporter des modifications. Pour résumer, listez les fonctionnalités essentielles et vérifiez la disponibilité et / ou le coût de mise en place associé dans chaque outil envisageable.
Concernant l’intégration de votre solution, de nombreuses sociétés de conseil existent sur le marché, et ont plus ou moins de succès dans la mise en place des solutions de dématérialisation. Encore une fois, quelques questions vous permettront de savoir vers quels intégrateurs vous tourner :
- Votre service achat a-t-il déjà référencé des fournisseurs avec lesquels vous travaillez exclusivement ?
- Préférez-vous un cabinet à taille humaine, avec lequel vous aurez une relation commerciale forte, et qui s’investira dans votre projet autant que possible ?
- Préférez-vous faire appel à un « gros » intégrateur qui mettra à votre disposition une équipe de 15 personnes pour votre projet « modeste » ?
- Préférez-vous travailler avec l’éditeur qui s’occupera lui-même de l’intégration ?
- Préférez-vous un intégrateur qui sera présent dans tous vos pays de déploiement, en multipliant les intervenants éventuels, ou bien une bonne mobilité géographique des équipes locales bilingues vous convient-elle ?
- Evidemment, tous ces modes de fonctionnement ont leurs avantages et leurs inconvénients. C’est votre sensibilité personnelle de client qui vous orientera vers la meilleure solution pour vous.
Si vous choisissez un « gros » intégrateur, il est important d’avoir les ressources pour pouvoir challenger son travail, ses choix. Vos équipes en interne peuvent s’en charger, mais cela peut représenter une charge de travail non négligeable. Vous pouvez aussi faire appel à des cabinets de conseil « outsider » qui s’en chargeront pour vous, afin d’assurer la réussite de votre projet.
MLR Conseil peut vous accompagner dans le choix de la solution de dématérialisation adaptée à votre entreprise ou dans l’accompagnement à sa mise en place. Vous avez des questions, un projet ? N’hésitez pas à nous contacter !