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La route se finit-elle en impasse ? 2024 s’annonce comme une année charnière sur la gestion des factures B2B en France. Toutes les entreprises françaises devront être en mesure de recevoir des factures depuis le Portail de Facturation de l’Etat.
Parmi les mesures majeures de la réforme, le format de transmission des factures sera essentiel : les formats du socle incluront les métadonnées des factures transmises. Cela signifie que les informations principales (telles que la date de document, la référence fournisseur, le code TVA intracommunautaire, le montant TTC, etc) seront disponibles sous forme de données. Les données étant transmises « nativement », il ne sera plus nécessaire de « lire l’image de la facture ».
Naturellement, la question de l’utilité des solutions OCR, prévues pour l’extraction de ces données, se pose.
Validez votre périmètre géographique
Tout d’abord, notons que la réforme « e-invoicing » ne concerne que les factures échangées entre entités juridiques françaises. Cela signifie que si votre entreprise reçoit 80% de ses factures depuis l’étranger, celles-ci ne transiteront pas par Chorus. Les fournisseurs les transmettront selon leurs us & coutumes habituels. L’utilisation d’une solution OCR est dans ce cas tout à fait justifiée et même essentielle.
Validez votre périmètre fonctionnel
Vos fournisseurs français vont émettre des factures dans un format qui contiendra de la métadonnée. Cette métadonnée est cadrée par la loi. Un ensemble de données sera présent (l’ensemble des mentions légales obligatoires). Cependant toutes les données affichées sur le PDF ne seront pas forcément contenues dans les métadonnées.
Nous sommes également tous conscients du « détournement » des champs qui arrivent très souvent dans les ERPs. Si vous demandez à votre fournisseur de renseigner une mention particulière sur sa facture pour simplifier votre intégration, peut-être la renseignera-t-il au milieu de sa facture ? Peut-être la mettra-t-il au niveau du pavé adresse ?
De façon évidente, la récupération de la donnée dans les méta-données ne sera pas forcément plus facile dans ce cas qu’une lecture automatisée d’un PDF.
Le calendrier est-il certain à 100% ?
Dans un sens, oui, le calendrier est certain : 1er Juillet 2024 toute entreprise doit pouvoir recevoir des factures électroniques via le portail de l’Etat.
En revanche, l’Etat a indiqué qu’il y aurait une tolérance sur les formats de factures acceptés. Pour être plus précis : le PDF simple, avec des métadonnées minimales, sera accepté jusqu’au 31 décembre 2027 !
Cela signifie que l’extraction des données en utilisant une solution OCR sera encore certainement utile jusqu’en 2027 pour les transactions domestiques, et plus loin encore pour les autres.
Pourquoi ne pas faire des économies d’ici l’application de la loi ?
Bonne nouvelle pour vous : les éditeurs de solution d’OCR proposent à présent des solutions en mode SaaS sur lesquelles vous pouvez souscrire des abonnements annuels (avec ou sans engagement). Vous pouvez ainsi profiter d’une solution OCR pour une période de temps donnée.
Si vous n’êtes pas encore équipé, rien ne vous empêche de sélectionner une solution parmi les plus performantes du marché, de l’implémenter, de l’interfacer avec votre ERP en l’espace de quelques semaines. Nous l’avons fait chez nos clients avec des CSP locaux comme internationaux, et toujours avec une grande satisfaction. Nous pouvons vous aider à trouver la solution adaptée à vos volumes et types de documents.
Si vous êtes déjà équipé, vous pouvez toujours envisager d’optimiser votre solution en place, ou encore de la challenger pour profiter des quelques années à venir pour gagner en ROI.
Alors docteur, OCR or not ?
La route ne s’arrête pas là pour l’OCR… De façon évidente, son utilisation sur les factures va réduire au fil des prochaines années. Cependant l’OCR n’est pas limité aux factures. Il est peut-être temps de réfléchir au traitement d’autres typologies de document à optimiser au sein de votre organisation.
Il est même peut-être temps de commencer à parler d’IDP plutôt que d’OCR… Ce sera l’objet d’un prochain article !