Fraude volontaire ….
A chaque loi, à chaque aide, à chaque événement on trouvera toujours des profiteurs.
Les annonces du parquet du Paris du 10 Juillet 2020 en sont un bon exemple.
Alors que l’état fait au mieux pour aider les entreprises à passer le cap du confinement, avec des aides au chômage partiel notamment, on apprend que des entreprises mal avisées ont tenté de récupérer cette précise manne. Au final, 1.7 millions d’euros de préjudice… Et heureusement plus de 6 millions d’euros de règlement complémentaires ont pu être interceptés à temps.
Mais ces fraudes ne sont pas isolées.
… ou involontaire
Les directions financières en chômage partiel et confinement sont les cibles parfaites pour des fraudes « involontaires ». La communication entre les équipes est parfois moins fluide. Les solutions utilisées ne permettent pas toujours une traçabilité des opérations réalisées sur les transactions avec leurs fournisseurs. Et c’est là qu’arrive « l’erreur humaine ».
Un fournisseur en plein confinement lui-aussi s’inquiète de ne pas voir sa facture payée. Il la renvoie de plusieurs façons. Par exemple un exemplaire papier duplicata à destination du service comptabilité fournisseur, un autre à destination de son contact privilégié au sein de la direction financière, un autre par email à votre mail générique de la comptabilité fournisseur. Et dans le tohubohu du confinement, cette facture est finalement comptabilisée et payée plusieurs fois. Les contrôles de doublons de votre ERP n’y font rien : la pression d’un fournisseur aux abois, combinée à une erreur de saisie humaine sur la zone « référence de facture » laisse passer la pièce et filer votre trésorerie.
Comment se protéger ?
Certes, si votre fournisseur est honnête (et il l’est forcément), et si par bonheur, c’est un fournisseur récurrent, vous aurez vite fait de trouver un accord sur les factures suivantes pour récupérer cette trésorerie (qui est toutefois partie, ce qui impacte votre BFR).
La solution est peut-être ailleurs : des outils complémentaires existent et permettent de réaliser des contrôles de doublons avant le déclenchement des paiements vers les fournisseurs. Ces outils basés sur de la RPA d’une part (robotisation) et de l’intelligence artificielle parfois, disposent de puissants algorithmes entraînés pour détecter les possibles fraudes. Ils vous permettent de bloquer les règlements avant qu’ils n’aient lieu.
Est-ce vraiment efficace ?
Nos clients sur ces solutions font partie du CAC40. Au-delà du simple « contrôle de fraude potentielle », leur utilisation leur a permis de trouver les failles dans leur processus internes. Ils ont ainsi pu réduire chaque année le nombre de doublons détectés. La solution reste utilisée à des fins de contrôle complémentaire.
Chose intéressante : la récupération des doublons qu’elle détecte sur plusieurs années d’historique de votre activité permet un auto-financement de l’acquisition de la solution. L’implémentation est donc triplement gagnante : vous récupérez de l’argent, vous sécurisez votre trésorerie et améliorez vos processus par la même occasion.
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