Contexte
Notre client A cherche à mettre en place une solution de dématérialisation de ses factures fournisseur. Il souhaite évidemment optimiser la performance de ses équipes, tout en ayant un ROI rapide.
Problématique
Ce client se pose de nombreuses questions quant à la manière de mettre en place le projet de la meilleure manière :
- Quels documents traiter ? Quels workflow puis-je mettre en place ?
- Qui sont les acteurs responsables de tel ou tel flux, ou tel ou tel litige ?
- Comment adapter l’outil à mon mode de fonctionnement ? quels traitements peut-on automatiser ?
La réponse à ces questions et à de nombreuses autres interrogations permettra à ce client de mettre en place un projet de qualité. Cependant, il ne faut pas confondre le but et l’outil : c’est l’organisation en interne qui permettra de répondre à ces questions.
Réalité
La solution choisie, quelle qu’elle soit, n’est qu’un outil au service du client et du projet. Le projet de dématérialisation ne doit pas être esclave d’une organisation datée qui ne fonctionne pas ou peu. Au contraire, un projet de dématérialisation est une excellente opportunité de revoir l’organisation des services, de responsabiliser les différents acteurs et de mettre en place les changements qui s’imposent.
La mise en place de nouveaux outils facilite en général les changements appliqués au sein d’un service, car ils peuvent les justifier auprès des utilisateurs finaux : « le nouvel outil nous impose d’avoir un workflow de bon à payer pour payer la facture », « le nouvel outil ne permet pas d’avoir un utilisateur générique qui valide une facture ». L’important est de bien travailler en amont du projet sur l’évolution souhaitée au sein de l’entreprise dans la gestion des factures fournisseur (ou de tout autre processus évidemment). Il faut donner aux nouveaux processus une légitimité et une logique qui sera appréciée de tous.
En revanche, il ne faut pas tomber dans l’excès inverse : le nouvel outil ne doit pas être le bouc émissaire de décisions impopulaires et mal présentées. Le risque de rejet serait alors grand et le projet pourrait se solder par un échec, malgré un investissement important de toutes les équipes dédiées.
Bilan
Il est essentiel de travailler sur vos processus avant de lancer un projet de dématérialisation. Il n’est qu’une aide, un outil à la concrétisation de votre vision du mode de fonctionnement de l’entreprise. C’est pourquoi il est essentiel d’identifier les points forts et faibles de votre organisation, de responsabiliser les personnes clés qui permettront d’améliorer la performance globale de vos équipes.
MLR Conseil peut vous accompagner dans la conduite du changement et dans la mise en place de votre solution. Vous avez des questions, un projet ? N’hésitez pas à nous contacter !